Les 8 meilleurs applications de réunion virtuelle pour organiser une réunion en ligne réussie

Les meilleurs meilleurs applications de réunion virtuelle pour organiser une réunion en ligne réussie

Autrefois un gain de temps et d’argent que les milléniaux imposaient aux grandes entreprises et aux managers plus âgés, les réunions virtuelles sont devenues plus que pratiques, elles sont devenues carrément nécessaires.

Avec les restrictions , les quarantaines et les entreprises qui cherchent des moyens de minimiser les contacts entre les employés, les réunions virtuelles sont devenues un élément essentiel, et cette technologie autrefois désapprouvée a été adoptée par tout  le monde.

Capables de connecter les gens localement et mondialement, les réunions virtuelles permettent aux entreprises de continuer à fonctionner.

Et les avantages qui en découlent (les mêmes que les millennials ont vanté il y a quelques années) sont difficiles à ignorer.

Mais, alors que de plus en plus d’entreprises et de sociétés tirent régulièrement parti des réunions virtuelles, il est important de se rappeler que toutes les réunions en ligne ne sont pas égales.

En fait, certaines sont bien meilleures (plus efficaces, plus engageantes, plus utiles) que d’autres.

Pourquoi ?

Parce que ces réunions virtuelles comprennent que des réunions en ligne réussies nécessitent un environnement, un état d’esprit et une boîte à outils différents de ceux des réunions en face à face.

En ajoutant un logiciel de réunion virtuelle secondaire, en plus de reconnaître les avantages et les inconvénients de la réunion en ligne, ces entreprises et ces leaders montrent à tous les autres comment faire des réunions virtuelles de la bonne manière – et pas seulement “pour le moment”.

Les réunions virtuelles sont là pour rester, ce qui signifie qu’il est vital de comprendre comment elles fonctionnent et ce dont vous avez besoin pour réussir si vous voulez que votre entreprise ou organisation continue à fonctionner au mieux.

Les avantages et les inconvénients des réunions virtuelles

S’il n’est pas difficile d’organiser une réunion virtuelle ou d’y participer (tout ce dont vous avez besoin, c’est d’Internet, d’un système audio et vidéo), la réussite de votre réunion exige un peu plus de savoir-faire.

Pour commencer, il est bon de comprendre ce que les réunions virtuelles peuvent et ne peuvent pas faire, ainsi que les problèmes qu’elles posent à tous ceux qui y participent.

Lorsque votre équipe reçoit une invitation à une réunion virtuelle, plusieurs choses lui passent par la tête, dont toutes ces pensées pas très réjouissantes, notamment :

“J’ai tellement de choses à faire aujourd’hui ! Comment puis-je arrêter ce que je fais et me concentrer sur cette réunion ?”.
“Ne savent-ils pas que nous avons des choses plus importantes à faire ?”
“Pourquoi dois-je assister à cette réunion ? Qu’est-ce que je suis vraiment censé faire quand j’y participe ?”
Je n’ai jamais l’occasion de parler pendant ces réunions. Alors quel est l’intérêt ?”

Pour éviter que votre équipe redoute votre réunion virtuelle, et pour vous assurer que vous faites tout ce qui est en votre pouvoir pour organiser une réunion réussie (et utile), voici cinq étapes simples qui peuvent aider à garder tout le monde concentré, engagé et sur la même longueur d’onde.

5 étapes pour une réunion virtuelle réussie

1. Restez concentré sur l’objectif de votre réunion.

Organiser une réunion pour le plaisir de se réunir n’est jamais une bonne idée, même si c’est en personne. Bien sûr, d’autres sujets sont inévitablement abordés lorsque vous rencontrez votre équipe – et cela peut être formidable ! Mais si vous n’avez pas de véritable objectif, vos réunions risquent d’être chaotiques et longues, surtout lorsqu’elles sont virtuelles.

En sachant quelle est votre intention pour la réunion, vous pouvez fixer les attentes de manière appropriée. Vous pouvez également préparer la réunion en sélectionnant les outils dont vous avez besoin pour atteindre au mieux vos objectifs. Par exemple, si vous souhaitez que votre équipe collabore activement pendant votre réunion virtuelle, vous voudrez utiliser des outils technologiques secondaires, comme les cartes heuristiques et les notes visuelles, pour faciliter cette collaboration.

2. Définissez les attentes pour votre réunion.

Beaucoup d’animateurs de réunions virtuelles quittent une réunion avec un sentiment de déception. Et, pour être honnête, beaucoup de participants ressentent la même chose. Cela s’explique en grande partie par le fait que les attentes ne sont pas clairement définies avant la réunion.

Par exemple, si vous souhaitez que tous les participants s’engagent, précisez qu’ils doivent se trouver dans un environnement où ils n’ont pas besoin d’être en sourdine. Il peut même être utile de fixer un code vestimentaire. Vous devrez également être clair sur le type de comportement que vous voulez voir pendant la réunion virtuelle. Si les distractions évidentes, comme l’envoi de SMS ou le fait de se lever au milieu de la réunion, ne sont pas acceptées, assurez-vous que vos participants le savent.

L’un des principaux problèmes des réunions virtuelles est que les participants ne se sentent pas connectés. Et, lorsqu’ils se sentent invisibles, ils ne réalisent pas qu’ils ne peuvent pas faire certaines choses – comme arriver en pyjama, manger un repas, ou simplement ne pas être attentifs. Définissez vos attentes clairement et dès le début afin qu’il n’y ait pas de confusion.

3. Aidez les participants à se sentir écoutés grâce à un animateur d’équipe.

Les réunions virtuelles peuvent donner à certains membres de l’équipe le sentiment d’être invisibles, c’est pourquoi le fait de confier à une personne le rôle de facilitateur d’équipe peut changer la donne. Cette personne est chargée de veiller à ce que la conversation reste sur la bonne voie, que les gens ne soient pas interrompus et que tous ceux qui veulent s’exprimer aient la possibilité de le faire. Cette personne peut également contribuer à créer un environnement sain pour les réunions virtuelles en suggérant de courtes pauses pour les longues réunions et en étant le porte-parole des participants.

4. Augmentez la participation grâce à des missions spécifiques.

Pour aider les participants à comprendre quel est leur rôle au cours d’une réunion virtuelle, il peut être judicieux d’attribuer d’autres rôles. Confier des responsabilités, comme le chronométrage, la prise de notes ou l’assistance technique, permet d’accroître l’implication des participants et d’assurer le bon déroulement des réunions virtuelles. Qu’il s’agisse de respecter l’horaire ou d’organiser les questions, les notes et les points importants à retenir pour tous, ces rôles permettent de guider la réunion et tous ceux qui y participent.

5. Faites un “essai” avec toutes les technologies pour éviter les problèmes majeurs.

Plus vous êtes familier avec la technologie que vous utilisez, plus votre réunion virtuelle sera efficace. Point final. Si la technologie n’est pas votre meilleur ami, c’est là qu’un expert en support technique de votre équipe peut vous aider. Il peut vous aider à mettre tout en place et à résoudre rapidement les problèmes pendant la réunion si quelque chose ne va pas.

Les meilleurs outils de réunion virtuelle

1. Zoom

Zoom, l’un des outils logiciels de communication en ligne les plus populaires, offre d’excellentes réunions vidéo à un prix qui convient à presque tout le monde. Qu’il s’agisse d’un service gratuit ou d’un abonnement mensuel plus onéreux pour les grandes entreprises qui ont besoin de plus d’options, Zoom est en passe de devenir le logiciel de choix pour la tenue de réunions virtuelles. Assurez-vous simplement que tous les participants savent qu’ils doivent télécharger l’application avant de pouvoir prendre part à votre réunion.

2. Join.Me

Excellente option pour les réunions virtuelles et le partage d’écran, Join.Me vous permet d’avoir une URL personnalisée, ainsi que d’autres détails personnalisés, comme des arrière-plans. Plus important encore, Join.Me aide les participants à communiquer entre eux grâce à sa fonction unique de tableau blanc.

3. GoToMeeting

Bien que Zoom soit en train de monter en flèche au premier rang des réunions virtuelles,  GoToMeeting  existe depuis plus longtemps encore. Oui, l’utilisation de cet outil est payante, mais le nombre de réunions que vous pouvez tenir n’est pas limité. Le seul problème que GoToMeeting n’a pas encore résolu est de faciliter le téléchargement de l’application. Pour l’instant, le processus reste un peu lourd.

4. Slack

Slack permet à tous les membres de votre équipe de rester en contact, c’est pourquoi tant de réunions virtuelles en dépendent. Non seulement c’est un endroit idéal pour rappeler les réunions aux participants, mais il permet également une communication facile entre les équipes pendant et après les réunions. Il est ainsi encore plus facile de prendre des mesures pour tout ce qui a été discuté. Pour les petites équipes, Slack est disponible gratuitement. Pour les équipes plus importantes, un tarif par personne est facturé chaque mois, mais le coût est minime pour la commodité de l’outil.

5. Asana

Lorsqu’il s’agit d’attribuer des projets et de savoir qui fait quoi, Asana est un excellent outil en ligne à exploiter. Si votre équipe compte moins de 15 personnes, son utilisation est entièrement gratuite, ce qui en fait le lieu de rassemblement idéal pour que votre équipe reste organisée et en contact.

6. IdeaFlip

Incroyable logiciel conçu pour le mind-mapping, IdeaFlip permet à votre équipe de faire du brainstorming avant, pendant et après les réunions virtuelles. Les tableaux d’IdeaFlip peuvent être partagés et consultés par n’importe qui, même s’ils ne possèdent pas de compte personnel.

7. NoteApp

Les réunions virtuelles peuvent devenir encore plus intéressantes si vous utilisez NoteApp, un outil de collaboration visuelle qui crée des “notes autocollantes” numériques pouvant être disposées sur différents tableaux. Les options de personnalisation permettent à ces tableaux d’être personnalisés, ce qui peut être intéressant si peu de personnes se trouvent dans un bureau physique.

8. Bloomfire

Bloomfire est un autre logiciel de cartographie de l’esprit. Il est idéal car tout le contenu créé peut faire l’objet de recherches, ce qui permet aux plateformes de réunion et aux membres de l’équipe de trouver rapidement ce qu’ils recherchent. Vous pouvez également créer des catégories pour que vos tableaux et votre contenu soient encore plus faciles à consulter.

Conclusion

L’organisation d’une réunion virtuelle peut être tout ce que les réunions physiques offrent dans presque tous les cas. Et, parfois, les réunions virtuelles peuvent être encore meilleures. Plus vous vous familiariserez avec elles et mieux vous les utiliserez, plus vite votre entreprise pourra s’adapter, ce qui signifie que ce sont vos concurrents qui devront rattraper le temps perdu, pas vous.

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